PMO Manager DocsSeguimiento de Solicitudes
Este es uno de los apartados mas importantes del PMO Manager, ya que aqui daremos seguimiento a todas las solicitudes, aqui basicamente tendremos manejo de todas las asignaciones relacionadas a una solicitud y se mostraran todos los datos relacionados a ellas para lograr un seguimiento mas preciso.
Creacion de Seguimiento
Para iniciar el seguimiento de una solicitud debemos hacerlo desde el apartado de Solicitudes, donde se mostro como iniciar el seguimiento de una solicitud:
Una vez iniciemos el seguimiento de una solicitud tendremos el siguiente formulario
El formulario esta compuesto por los siguientes CAMPOS
Estmacion Cliente:
El tiempo estimado por el cliente
EN HORASEstmacion Consultor:
El tiempo estimado por el consultor
EN HORASTiempo Laboral:
El tiempo que se dedicara a la solicitud en horario laboral
EN HORASTiempo FDS:
El tiempo que se dedicara a la solicitud en horario extra laboral o "Fabrica"
EN HORASTiempo Garantia:
El tiempo "extra" del que se puede hacer uso en caso de cumplir la solicitud en el plazo estipulado
EN HORASFecha Inicio:
La fecha en que se da inicio al desarrollo de la solicitud
Fecha Envio Cliente - Estimacion:
La fecha en la que se envia la Estimacion de la solicitud al cliente
Fecha Aprobacion Cliente - Estimacion:
La fecha en la que el cliente aprueba la estimacion suministrada.
Cliente:
Aqui solo se podra seleccionar a un cliente Activo y Existente
Nombre de Gestion:
En este campo seleccionaremos una gestion previamente creada
Consultor:
El consultor asociado al cliente y Gestion especifica
Fecha FDS:
La fecha en que se realizaron horas fabricas en caso de haberlas realizado
Observacion:
Si hay algun comentario extra o informacion necesearia para la solicitud se debe de introducir aqui
Facturado:
El desembolso de dinero que se ha realizado hasta el momento por el desarrollo de la solicitud
Fecha de Entrega Cliente:
La fecha en que se debe de entregar la solicitud cumplida al cliente, por lo general es un poco despues de la fecha de entrega del consultor ya que se debe de tener lista con anticipacion
Fecha Fin :
La fecha en que se debe tener la solicitud completamente lista (Aqui se incluyen el tiempo de garantia a la fecha de entrega del cliente)
Facturacion:
El desembolso total que debe efectuar el cliente por el cumplimiento de la solicitud
Estado:
Estado en el que se encuentra la solicitud, ya sea finalizada o en un estad temprano de desarrollo, entre otros estados que se pueden introducir de acuerdo al avance de la solicitud. Si se finaliza la solicitud no se podran realizar cambios al seguimiento.
Fecha de Entrega Consultor:
La fecha en el consultor debe de entregar la solicitud realizada
Observaciones:
Una observacion que se quiera añadir para tener en cuenta para el seguimiento del seguimiento.
Vista General Seguimiento
Una vez que insertemos los datos de un nuevo seguimiento tendremos acceso a la siguiente vista:
Desde aqui se podran observar todos los datos importantes para el seguimiento de la solicitud, en su apartado principal tenemos las fechas, y en el lado derecho tenemos funcionalidades que seran explicadas a continuacion.
Editar Seguimiento
Podemos modificar los datos del seguimiento en el siguiente apartado:
Una vez ingresemos aqui, tendremos el mismo formulario con los mismos campos que el de crear, todos estos campos son opcionales y son netamente informativos para llevar el seguimiento de la solicitud.
Estado de Seguimiento
El estado del seguimiento se puede modificar de forma rapida desde el selector de estado:
Una vez seleccionemos el estad deseado y se oprime el boton modificar, se actualizara el estado de la solicitud, si no se oprime este boton no se actualizara el estado.
Es importante decir que si este estado se marca como finalizado, esto hara que la solicitud se marque como finalizada, por tanto tambien dara por finalizada la solicitud e inactivara tanto la solicitud como el seguimiento y no seran visibles para el usuario
Observaciones
Si accedemos al boton de observaciones tendremos la siguiente vista:
Donde podemos ver las observaciones que se han realizado, junto con la opcion de agregar una nueva observacion, si accedemos a esta funcion tendremos que registrar la nueva observacion a agregar.
Una vez escribamos nuestra nueva observacion se vera reflejada en la lista de observaciones
Evidencias
Cuando vayamos al boton de evidencias nos aparecera la opcion de añadir evidencia, junto con la vista de las evidencias y la opcion de descargar alguna en especifico
Si deseamos añadir una nueva evidencia solo clickeamos en la opcion y nos saldra la interfaz para elegir el archivo y darle un nombre
Tiempos de la solicitud
Una funcion muy importante es poder acceder al registro de tiempos que le han realizado los consultores a la solicitud, para poder llevar un seguimiento mucho mas adecuado.
Para poder acceder a ella ingresamos al boton de "Revisar Horas" Una vez alli, podremos ver la siguiente interfaz:
Desde aqui podemos ver a detalle todos los registros, con su respectiva opcion de descargar un excel con los reportes de todos estos tiempos de acuerdo a algun filtro que elijamos.
Notificacion a Consultor
Este boton ubicado en la parte superior nos permitira enviarle una notificacion al usuario del consultor.
Aqui debemos especificar la urgencia del mensaje junto con el mensaje que se quiere dar, una vez se envie, se le mostrara al consultor en su usuario.
Por lo general lo que se busca editar de una solicitud es el estado de esta, ya que va a estar cambiando de estado a medida que se vaya desarrollando
Resumen Seguimientos
En cada seguimiento se puede descargar un reporte con la informacion del seguimiento en particular, pero si se accede a la pestaña seguimiento desde la barra lateral podremos ver un resumen con todos los seguimientos del consultor
Desde aqui tambien podemos descargar un reporte de excel con la informacion de todos los seguimientos y podemos acceder a la vista individual de cada uno con el boton ubicado en la columna fechas.